Trender och framgångsfaktorer för sociala intranät

februari 09, 2012

Örebro kommun bedriver ett stort (socialt) intranätsprojekt. Som en del av detta anordnade Carina Asplund och Björn Hagström en dag för erfarenhetsutbyte kring sociala intranät. Här kommer en sammanfattning kring trender och vad som under dagen och vilka trender som kunde skönjas.

Övergripande trender

Saker som återkom flera gånger under dagen och som flera talare tog upp var:

Bygg inte allt på en gång, börja litet och släpp på funktionalitet allt eftersom. På så sätt kan du kontinuerligt få feedback från de som ska använda ditt intranät, både genom de sociala funktionerna som du bygger och genom exempelvis användningstester (viktigt att inte bara förlita sig på de sociala funktionerna då det inte är säkert att de används av alla på ditt intranät). Risken är också mindre att du utvecklar funktioner som inte används eller inte når den effekt du vill ha om du kontinuerligt utvärderar och bygger i små iterationer.

Preparera intranätet innan det släpps för att få igång aktivitet

”Preparera” ditt intranät innan det släpps. För att få igång de sociala bitarna av intranätet är det viktigt att användarna inte behöver börja från ”scratch”. Exempelvis kan du utse ”sociala ambassadörer” som får i uppdrag att kommentera mycket på intranätet för att få igång diskussionen, ofta är användare lite ”blyga” kring att göra den första kommentaren, men om någon väl kommenterar så brukar diskussionen komma igång. Andra tips som togs upp var att förbereda några vänner/grupper/genvägar utifrån vad du vet om användaren (roll, plats, organisation etc.)

Intranätet ska vara levande! Intranätet bör kontinuerligt utvecklas för att de som använder det ska känna att det lever samt att behoven kontinuerligt ändras. Det är också viktigt att intranätet blir en prioriterad kanal där både ”vanliga” anställda och ”ledningen” kommunicerar.

Varför valde vi Sitevision som plattform, Björn Hagström, Örebro kommun

Björn berättade på ett kort, koncist och bra sätt om vad som låg bakom Örebros val av Sitevision som plattform. De tittade särskilt på tre plattformar (Sharepoint, Connections och Sitevision) innan de gjorde sitt val. Historien i korthet:

Först valde Örebro Sharepoint, det visade sig dock att Sharepoints stöd för sociala funktioner inte var det som Örebro Kommun behövde (däremot var stödet för dokumenthantering väldigt bra). Prislappen var också hög (skulle inte bli mycket pengar kvar till utveckling av intranätet) och därför ändrade man sig.

Istället tittade man på IBM Connections som var betydligt billigare. Där upplevde man att stödet för användargenererat innehåll och social funktioner var bättre (dock upplevdes dokumenthanteringen inte lika bra som i Sharepoint), prislappen var också mindre, ungefär hälften av vad Sharepoint skulle kosta. När projektbudgeten var fastställd så insåg man dock att priset fortfarande var för högt och att det skulle bli för lite tid till utveckling av intranätet.

Det slutgiltiga valet blev därför Sitevision som upplevs som enkelt (i betydelsen användbart och effektivt) och samtidigt kraftfullt. Prislappen var dessutom betydligt lägre än för de två tidigare systemen. En del frågetecken finns dock kring dokumenthanteringen och kring skärmdelning för konferenser där Örebro förmodligen tar in ett annat program för detta (i dagsläget lutar det mot Lync).

Mer om projekt finns på Örebros blogg om intranätsprojektet.

Sitevisions modul för social collaboration, Carl Eklöf och Anders Korsvall, Sitevision

Carl och Henrik gjorde en väldigt intressant presentation av vad vi kan vänta oss för stöd kring sociala funktioner i SiteVision 3. Något som jag tyckte var särskilt intressant var att de hade utarbetat många av funktionerna genom projektet med Örebro Kommun. Alltså fokuserat på verkliga beställarbehov (och i förlängningen användarbehov) istället för att utveckla den nya plattformen på kammaren. Föredömligt!

De visade också hur enkelt ”redaktörsläget” var att använda i den nya versionen vilket jag tror är viktigt då man går från att ha ett fåtal centrala redaktörer till att låta användarna publicera allt mer information själva.

Bland de funktioner som de visade upp fanns bland annat mikrobloggar, wiki, kommentarer och forum. Viktigare än själva funktionerna var dock att det såg enkelt och kraftfullt ut att använda dem.

Single sign on behöver inte vara svårt och dyrt, Björn Holmberg, Klippans kommun

Björn Holmberg berättade kort hur Klippan hade löst problemet med Single-Sign-on mot sina olika system med hjälp av Mobility Guard. Klippan är en liten kommun och har därför också en liten IT-budget (”Ibland lever vi bara på bensinångorna” som Björn själv uttryckte det). Min erfarenhet som konsult när man varit ute i olika organisationer är det här ofta är svårt eller omöjligt (ofta säger man ”det går inte, [valfri problemformulering] i AD-skogen” ). Utifrån Björns förklaring så känns Klippans lösning väldigt smidig och kostnadseffektiv.

Behovsanalys och minskat fokus på organisation, Martina Törnell, Region Halland

Martina berättade om förstudien och arbetet med det intranätet som Halland (för övrigt en av Sveriges friskaste regioner) håller på med. Region Halland är på väg att gå från ett organisationsuppbyggt intranät till ett som är skapat efter användarnas behov. Detta får många följder, exempelvis att informationsstrukturen inte längre utgår ifrån organisationen (de olika delarna) utan snarare användarnas behov (Min anställning, Regler och riktlinjer osv.)

Redaktörerna behöver jobba på ett nytt sätt med innehållet på många olika ställen

Särskilt intressant var det hon berättade om de utmaningar som de mött i organisationen när de gjort denna resa. De viktigaste utmaningarna var:

• Nytt sätt att tänka ger nya utmaningar för användaren, exempelvis att blanketter hittas under just blanketter och inte deras organisationstillhörighet som man är van vid. Det här blir ett problem främst för expertanvändare av det gamla intranätet som lärt sig att hitta där.
• Förändrad redaktörsroll, redaktörerna kan inte längre jobba med allt sitt innehåll på ett ställe (dvs. platsen för deras organisation) utan det blir ”utsmetat” över hela intranätet.
• Informationsägandet, vem blir ansvarig för innehållet på en sida som innehåller information från flera olika förvaltningar? Här har projektet fått bra hjälp av styrgruppen som utsett informationsägare.
• Projektgruppens sammansättning, tidigare var det vanligt att tillsätta en grupp med en person från varje förvaltning. När man tittar på behov bli sakkunskapen viktigare.

Martina berättade också om den behovsanalys som de gjort med hjälp av en enkät. Där konstaterades att nyheter som kommer från källor ”nära” den anställda är mer relevanta än allmänna nyheter om organisationen. Enkäten visade även på att genom att göra de allra viktigaste sakerna lätta att hitta så löser man de viktigaste behoven för en stor del av de anställda, enkäten tog upp 70 olika behov och genom att lösa 20 av dessa så var de viktigaste behoven lösta för 75 % av de anställda (och genom att lösa 14 så var de viktigaste behoven lösta för 50 % av de anställda, genom att lösa de 6 viktigaste så var de viktigaste behoven lösta för 25 % av de anställda).

Det sociala intranätet som en kulturbärare?, Petra Graus, Pensionsmyndigheten

Pensionsmyndigheten har jobbat med ett socialt intranät förhållandevis länge. Intranätet byggdes strax före den nya organisationen Pensionsmyndigheten (en sammanslagning av Premiepensionsmyndigheten och Försäkringskassans pensionsdel) skapades.

I dagsläget bloggar främst ledningen, men det finns planer på att låta medarbetarna på de olika kontoren att blogga

I början var många av kommentarerna på intranätet negativa eftersom de handlade om saker som inte fungerade på den nya myndigheten. Nu har de blivit mer positiva genom att myndigheten fungerar bättre. Kommentarsfunktionen var först anonym men efter att en person skrivit i en annan persons namn så visas nu namnet på den som kommenterar.

Petra berättade också om hur de jobbade för att intranätet skulle bli en kulturbärare, det här var några av de saker hon tog upp:

• Fredagsutgåvan, varje fredag byter intranätets framsida utseende och en längre artikel om något på myndigheten presenteras. Exempelvis nedslag i verksamheten på någon av de orter där Pensionsmyndigheten finns eller ett reportage om ett större projekt. Syftet med detta är att öka kunskapen om vad som händer i olika delar av verksamheten men främst att skapa en vi-känsla hos en myndighet som är utspridd på flera olika platser i landet.
• Bloggar, i dagsläget bloggar främst ledningsgruppen men det finns planer på att låta medarbetare på de olika kontoren blogga. Petra berättade att det inte är helt enkelt att avgöra vem som ska få blogga men att det pågår ett arbete med att ta fram detta.
• Tävlingar, medarbetarna på Pensionsmyndigheten fick bland annat en orange handuk i sommarpresent (som såg ut som det Orangea kuvertet). En tävling hölls om bästa sommarbild där handuken fanns med. Tävlingen skapade stort engagemang, både för själva tävlingen och för den egna orten, det var uppenbart att visbybor röstade på visbybilder, halmstadbor på halmstadsbilder.

Petra avslutade med sina bästa tips för att få en bra pension vilket uppskattades av publiken!

 

Helt användardrivet och utan redaktörer!? Hur blir det då? Johannes Bäckström, Valtech

Vi på Valtech pratade om hur vårt intranät som är helt användardrivet fungerar och vad det får för konsekvenser att det inte finns några redaktörer. Att intranätet är helt användardrivet innebär (för oss på Valtech) att:

• Innehållet blir relevant, som medarbetare kan jag själv välja vilka nyheter och vilket innehåll jag vill ha genom att gå med i så kallade grupper där jag själv också kan skriva nyheter. Detta minskar också behovet av tidsödande gruppmail och irrelevant e-post dramatiskt.
• Fokus på kunskapsdelning och problemlösning, eftersom vi kan skriva om både erfarenheter och ställa frågor på intranätet så blir det en plats för kunskapsdelning och problemlösning (många inlägg är på formen: ”är det någon som har testat metod x/program y)
• Lätt att se vad som är på gång i organisationen, på min förstasida ser jag direkt när jag loggar in vad som är på gång i de olika grupperna som jag är medlem i och på så sätt också vad som är på gång i företaget (som berör mig som anställd)
• Kunskap finns på intranätet och inte i anställdas inkorgar, genom att mängden e-post som skickas inom företaget har minskat drastiskt så ligger kunskap inte längre i anställdas e-postlådor utan den finns på intranätet där den blir sökbar och diskuterbar för alla som vill.
• Kuluturbärare, intranätet visar på det som vi vill stå för på valtech; kunskapsdelning, transparens och engagemang.
• Trovärdighet, om vi inte själva skulle värna om vikten att ha ett bra intranät så blir det inte trovärdigt att prata om vikten av ett bra intranät med våra kunder.

Om någon vill veta mer om hur vårt intranät fungerar så går det bra att kontakta mig eller Mattias Malmer som är ansvarig för sociala intranät på Valtech.

Valtechs erfarenheter av sociala intranät

• Rulla ut i faser, släpp inte hela intranätet direkt utan rulla ut i faser. Då kan du få feedback på det du bygger genom användningstest och kommentarer. Att rulla ut intranätet i faser minskar också risken för att du bygger sådant som inte skapar affärsnytta.
  
  
• Jobba med en utvecklingsblogg, för att kommunicera vad ditt projekt gör. Tänk dock på att de som kommenterar din blogg inte (alltid) är representativa för målgrupperna som du riktar dig till.
  
  
• Få ledningen att delta, inte bara genom att skriva ett veckobrev. Det är viktigt att ledningen är med i dialogen och debatten för att visa att intranätet är en viktig kommuniktionskanal.
  
  
• Våga! Offentlig sektor har chansen att vara långt fram i utvecklingen och driva på den så som exempelvis SVT har gjort med SVT Play.
  
  
• Skapa en social kultur, det är ofta lite pinsamt att vara den första som kommenterar ett inlägg. Genom att ha superusers som går i bräschen och har i uppgift att kommentera på intranätet kan du skapa en ”snöbollseffekt” och få igång dialogen på ditt intranät.

Sökmotorn som intranätets kommunikationsnav, Anders Häggdahl, Findwise

Anders Häggdahl från Findwise berättade hur man kan jobba för att sökmotorn på intranätet blir ett kommunikationsnav som söker på innehåll från fler delar än själva intranätet.

En klassisk formulering när man jobbar med intranät är ”vi vill att vår sökfunktion ska vara som Google” eller kanske till och med ”Vi vill att vårt intranät ska vara som Google”. Det är inte helt enkelt att komma dit men Anders berättade om ett antal parametrar som det går att jobba med för att få en sökfunktion som blir mer som Google – eller snarare att den bästa träffen kommer högst upp i söklistan, vilket ju är det man är ute efter.

• Teknik, om din sökfunktion ska söka på flera olika källor (intranätet, telefonboken, verksamhetssystem etc.) så är det en framgångsfaktor att det finns ett ”mellanlager” som hämtar upp datan från de olika systemen och harmoniserar den (så att den ser ut på ett liknande sätt). Dessutom är det bra om mellanlagret kan lägga till relevant metadata så att sökmotorn får bättre underlag för sitt arbete.
• Socialt, sidor som har ”likes” på ditt intranät är förmodligen viktigare/bättre än andra sidor och bör komma högre upp i sökresultatet.
• Besök, sidor som har många besök är förmodligen viktigare/bättre än andra sidor och bör därför komma högre upp i sökresultatet.
• Närhet i organisationen, sidor som kommer från samma del som organisationen som du är förmodligen mer relevanta för dig och bör därför komma högre upp i ditt sökresultat.
• Roll, sidor som är skrivna/lästa av många i samma roll som dig är förmodligen mer relevanta för dig och bör därför komma högre upp i ditt sökresultat.
• Geografi, sidor som är skapade nära dig är förmodligen mer relevanta för dig och bör därför komma högre upp i ditt sökresultat.
• Dator/surfplatta/mobiltelefon, sidor som är mycket visade på den plattform som du för tillfället använder är troligen mer relevanta för dig just nu (när du använder den aktuella plattformen) och bör därför komma högre upp i ditt sökresultat.
• Länkning/vidareskickning, sidor som är mycket länkade till eller har skickats vidare på något sätt är troligen mer relevanta än andra sidor.
• Tid, sidor som nyligen har skapats är troligen mer relevanta än gamla sidor.

Sammanfattning

En mycket intressant och givande dag! Bra arrangerat av Björn och Carina i Örebro och bra framföranden och diskussioner. Stort tack till alla, hoppas vi ses igen!