Work must go on(line)!

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Et puis la crise de la Covid-19 est arrivée et ne nous a pas laissé le choix: pour ceux et celles d’entre nous qui avons la chance de continuer à travailler et de pouvoir le faire de chez nous, le télétravail s’est imposé comme notre nouvelle normalité. Et il faut se rendre à l’évidence : cette situation va durer plus longtemps que ce que nous avions imaginé au départ.

Alors il est temps de se retrousser les manches, d’abandonner la mentalité “On verra ça quand on sera de retour au bureau !” et d’adapter nos façons de travailler à ce contexte de tout-virtuel. Si les tâches individuelles (écrire un courriel, rédiger un livrable, faire sa comptabilité, etc.) sont peu affectées par ce changement, les tâches qui impliquent une collaboration entre plusieurs personnes, à savoir les réunions et les ateliers de co-création, sont à réinventer : comment placer l’humain au coeur de cet univers technologique ?

Nous avons regroupé dans cet article quelques conseils-clés pour vous aider dans cette démarche.

Les réunions virtuelles : Keeping yourself alive! 🎧

 

On peut penser: “C’est comme avant, sauf qu’on se voit à travers une caméra”. C’est une façon de voir les choses.

Mais on peut aussi se demander: “Comment adapter nos réunions à notre nouveau contexte, pour être encore plus efficaces qu’avant ? ” 

Voici quelques règles que nous avons mises en place chez Valtech.

The more, not the merrier: choisissez bien les participants. 

Plus que jamais, n’invitez à vos réunions que les personnes directement concernées par le sujet à traiter. Les autres personnes pourront recevoir un courriel “FYI” à la fin de la rencontre.

45 is the new 60 : réduisez la durée de vos rencontres.

Dans un contexte de télétravail, il peut arriver que les journées soient des successions de rencontres virtuelles. Faites preuve d’empathie envers vos collègues et au lieu de fixer le début de la réunion à l’heure pile, fixez-le 10 minutes plus tard.

Cela permettra peut-être à certain·e·s de faire une petite pause entre 2 appels, et donc d’être plus attentif·ve pendant votre rencontre.

To be seen or not to be seen : proposez une règle qui convienne à tout le monde.

De notre côté, nous avons mis en place le fonctionnement suivant. Pendant les 2-3 premières minutes de notre rencontre, tout le monde allume sa caméra pour se dire bonjour et ainsi recréer un espace de papotage similaire au bon vieux temps des rencontres en personne !

Lorsque la rencontre démarre réellement, tout le monde coupe sa caméra, sauf la personne qui présente. Cela permet de focaliser l’attention des participants sur la personne qui est en train de parler. Pour prendre la parole, les participants peuvent allumer leurs caméras: pour la personne qui anime la rencontre, c’est un signal visuel facile pour passer la parole de façon fluide.

This meeting could have been an email : et bien sûr, si cette rencontre peut être un simple courriel… envoyez un courriel !

Et puisque l’heure est à la réinvention, pourquoi ne pas envoyer un courriel en format audio ou vidéo ? Des outils comme Loom vous permettront d’enregistrer facilement des courtes vidéos, de vous seulement ou de vous et de votre écran.

Copyrights photo: Loom.com

Bon, jusqu’ici tout va bien. On aime ça se voir en personne pour discuter de certains sujets, mais ce n’est quand même pas si compliqué de le faire en mode virtuel. C’est lorsqu’il s’agit de faciliter des ateliers collaboratifs à distance que les choses se corsent.

Les ateliers virtuels:           Don’t stop me now! 🎧

 

Et oui, nous aussi on s’ennuie des ateliers collaboratifs avec une dizaine de personnes dans une salle avec du café, des sucreries et des post-its partout sur les murs ! Alors on a fait des recherches et on a réfléchi à comment adapter nos formats d’ateliers IRL (in real life) pour inventer des formats d’ateliers IVL (in virtual life).

À noter: les conseils suivants seront pertinents pour vous si vous avez déjà de l’expérience en facilitation d’ateliers inspirés de la méthode du Design Thinking. Si vous n’avez jamais animé ce genre d’ateliers, nous vous conseillons de commencer par la lecture de livres comme TISDT et TISDD, qui vous apporteront les bases de la méthodologie.

Ceci étant dit, si vous avez besoin d’organiser un atelier virtuel, la question suivante se pose: comment créer des conditions propices à la collaboration et à l’engagement des participant·e·s, lorsque nous sommes tous derrière nos écrans ?

Tout d’abord, plus que jamais, il est important de se questionner avant même d’organiser un atelier: est-ce que l’enjeu à résoudre nécessite la tenue d’un atelier ? Dans certains cas, il peut être possible de remplacer un atelier par des activités individuelles, réalisables en ligne: un court sondage, un tri de cartes, un vote ou encore un test utilisateur.

Mais lorsque la collaboration entre plusieurs départements et/ou plusieurs expertises est requise, le virtuel ne doit pas être un obstacle au succès d’un atelier, que ce soit en période de pandémie ou tout simplement dans le cas d’une équipe dispersée dans plusieurs bureaux.

N’oublions pas non plus qu’un atelier virtuel a aussi ses avantages, comme l’économie de temps et de coûts de déplacement et de logistique. De plus, maîtriser le travail à distance permet à une entreprise d’avoir accès à un pool de talents beaucoup plus large.

Profitons donc de cette période particulière pour devenir des pros de la collaboration à distance et pouvoir continuer à bénéficier de ces avantages, même lorsque nous retournerons à nos vies de bureau.

Les défis de la facilitation d’un atelier virtuel se situent autour de la gestion:

- du temps,

- des outils,

- et de de la motivation et de l’attention des participants.

 

Voici nos conseils regroupés en thématiques pour relever ces défis et en faire des forces.

Thème #1 - La préparation

 

Déjà importante dans le cadre d’un atelier en personne, l’étape de préparation est encore plus cruciale dans le cadre d’un atelier virtuel :

Soyez clair sur l’objectif de l’atelier, sur ce que vous cherchez à accomplir et communiquez-le aux participant·e·s avant l’atelier :

- Les ateliers virtuels ont une dynamique différente des ateliers physiques et il n’est pas rare qu’une activité prenne plus de temps à réaliser en mode virtuel qu’en mode présentiel.

- Il est donc important de définir un objectif réaliste pour votre atelier, un objectif que vous êtes confiant·e de pouvoir atteindre dans le temps et les conditions donnés.

Comme pour des ateliers en personne, préparez un déroulé précis :

- Mais soyez prêt·e à le modifier en cours de route, pour vous adapter à la dynamique de l’atelier.

- N’oubliez pas de prévoir environ 5 minutes de buffer en début d’atelier pour donner le temps aux participant·e·s de se connecter, de vérifier que leur micro fonctionne, etc.

Choisissez avec soin les personnes qui seront invitées à participer :

- En fonction de leur lien avec le sujet traité, des réponses qu’elles peuvent apporter, du rôle qu’elles peuvent jouer dans l’atelier, etc.

- Nous vous conseillons un maximum de 10 à 12 participants.

Avant l’atelier, transmettez à vos participant·e·s quelques informations pour les mettre en contexte :

- L’ordre du jour, incluant l’objectif de l’atelier et le challenge à résoudre.

- Si nécessaire, des documents à lire en amont de l’atelier.

- Les technologies et outils qui seront utilisés et des tutoriels pour les installer ou apprendre les bases de leur fonctionnement, si besoin.

- Les règles du jeu de l’atelier. Par exemple, demandez-leur de s’organiser pour pouvoir fermer leurs applications de messagerie pendant l’atelier, pour être complètement disponibles.

- N’hésitez pas à faire un suivi avec les participant·e·s la veille de l’atelier, pour vous assurer que ces messages sont bien passés.

Assurez-vous d’avoir quelqu’un pour co-animer votre atelier avec vous:

- Cette personne pourra vous assister dans la prise de note, dans les réponses aux questions et dans la gestion de la participation et des outils.

- Pour ne rien oublier lorsque vous préparez votre atelier, vous pouvez vous appuyer sur la méthode des “7P”, développée par James Macanufo et rendue populaire grâce au livre Gamestorming.

Copyrights image: Gamestorming.com

Thème #2 - La technologie

 

La technologie, c’est merveilleux... quand ça fonctionne. Alors comment diminuer les risques qu’un problème technique mette en péril le bon déroulement de l’atelier ?

Après plusieurs semaines de télétravail, vous avez probablement fait le tour des outils de vidéoconférence disponibles (MS Teams, Zoom, Skype, GoToMeeting… name it). À vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins pour l’atelier.

Cela étant dit, assurez-vous aussi auprès de vos participant·e·s que l’outil choisi leur convient, surtout si vous travaillez dans des organisations différentes. Encore mieux : faites un test avec eux·elles quelques jours avant l’atelier. Planifiez deux plages horaires de 5-10 minutes où les participant·e·s peuvent venir vérifier que tout fonctionne de leur côté.

Vous aurez également besoin d’un outil collaboratif auquel tous les participant·e·s devront avoir accès. Là aussi, les options sont nombreuses. Chez Valtech, nous aimons particulièrement Miro, qui offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes à utiliser pendant un atelier. Les outils de la suite Google Drive peuvent aussi être utiles pour permettre à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même document.

Copyrights photo: Miro.com

En tant qu’animateur, assurez-vous que votre caméra fonctionne, que vous avez un bon micro et si possible, portez des écouteurs pour réduire les bruits extérieurs. N’hésitez pas à demander à l’avance à vos participants de faire la même chose.

Préparez un support visuel pour votre présentation. Certaines personnes sont plus visuelles, d’autres plus auditives: un support visuel permet d’être plus inclusif, et de s’assurer que les consignes sont bien comprises par tous.

Enfin, profitez de la fonctionnalité d’enregistrement de la plupart des outils de vidéoconférence. Avertissez vos participant·e·s et enregistrez la session : ce sera un bon outil pour vous au moment de la synthèse et de la restitution de l’atelier (et cela vous permettra de faire votre auto-évaluation pour vous améliorer pour vos prochains ateliers).

Thème #3 - L’empathie

 

Les ateliers virtuels sont plus exigeants pour vos participants car il est plus difficile de se concentrer seul·e derrière son écran que lorsque l’on embarque dans une dynamique de groupe. La fatigue arrive donc plus rapidement que dans un atelier physique. C’est pour cette raison qu’il est encore plus important de faire preuve d’empathie dans un atelier virtuel que dans un atelier physique.

Pour ménager vos participant·e·s et favoriser le succès de votre atelier, voici quelques conseils:

Évitez de créer un agenda trop chargé :

- Revoyez vos ambitions à la baisse, dans les objectifs à atteindre et les documents à produire.

- Assurez-vous de vous concentrer sur l’essentiel.

- Si besoin, divisez votre atelier en plusieurs sessions: au lieu d’organiser un atelier de trois heures, organisez deux ateliers d’une heure et demie.

Divisez le travail : y a t’il des choses que les participant·e·s peuvent faire en travail préparatoire ou à la suite de l’atelier ?

Distanciation physique ne veut pas forcément dire distanciation sociale :

- Créer du lien entre les participants est tout aussi important dans un atelier virtuel!

- Au début de la rencontre, demandez à tout le monde d’allumer sa caméra pour un rapide tour de “table”.

- Vous pouvez également préparer un document ou un visuel avec les photos de tout les participant·e·s pour que ce soit plus facile d’associer des visages aux voix.

- Commencez l’atelier par un brise-glace sympathique. Par exemple, demandez aux participants de coller sur votre tableau collaboratif une photo de leur plat préféré ou le nom d’une personne qui les inspire ou encore la série télé dans laquelle ils aimeraient vivre, etc. N’hésitez pas à poser des questions en lien avec le sujet de l’atelier. Cette activité permet également aux participant·e·s de prendre en main l’outil de collaboration.

Pour éviter de perdre l’attention des participant·e·s pendant les temps de travail :

- Faites des petites pauses fréquentes durant l’atelier.

- Donnez de la visibilité aux participant·e·s de sur l’avancement de l’atelier et l’étape à laquelle vous vous trouvez, cela aidera à les garder motiver.

Thème #4 - La facilitation

 

Dans un atelier virtuel, il est facile pour les participants de se désengager si rien n’est fait pour garder leur attention. En tant que facilitateur, il est donc important de les garder sur le qui-vive et de leur donner les moyens de participer à la conversation.

Voici quelques conseils pour engager les participants régulièrement:

- Invitez-les à utiliser la boîte de clavardage pour interagir pendant l’atelier: demandez-leur d’y indiquer leurs commentaires, leurs questions, leurs idées, etc. D’où l’importance de former un duo animateur/modérateur: l’animateur peut se concentrer sur le bon déroulement de l’atelier, pendant que le modérateur prend connaissance des commentaires.

- Si votre atelier ne nécessite pas d’avoir la caméra allumée en permanence, utilisez la même règle que pour les rencontres virtuelles: allumer sa caméra signifie demander la parole.

- Faites une petite vérification toutes les 10-15 minutes pour vous assurer que tout va bien pour tout le monde, histoire de vous assurer que tout le monde suit et que personne n’a de souci technique. Vous pouvez par exemple demander à tous les participants de réagir avec l’emoji [like] indiquer que tout va bien ou l’emoji [surprise] pour signifier que ça va un peu vite pour eux.

Thème #5 - Le partage

 

Vous avez donc réussi à animer un atelier virtuel et vous avez accompli ce que vous souhaitiez, il est maintenant temps de partager les résultats et les prochaines étapes aux participants, ainsi qu’à toute personne de l’entreprise qui pourrait être impactée par les idées générées ou les décisions prises pendant cet atelier. Ici aussi, considérez l’option d’envoyer une courte vidéo, par exemple pour expliquer et montrer la démarche suivie pendant l’atelier et les livrables qui ont été produits.

Enfin, puisque l’intelligence collective est un fabuleux facteur d’amélioration constante, n’hésitez pas à envoyer un court sondage de rétroaction aux participant·e·s, pour récolter leurs commentaires sur plusieurs aspects de l’atelier: la préparation, les outils, les activités, l’animation, le contenu, la durée, le dynamisme, etc. Il est également possible d’ajouter une section dans votre tableau Miro et inviter les participants à coller un post-it de feedback à la fin de l’atelier. En prenant en compte leurs commentaires, vous serez un peu meilleur·e·s à chaque fois !

Et voilà, cela fait le tour de nos conseils pour animer des réunions ou des ateliers à distance! Même si cela peut vous paraître intimidant au départ, gardez en tête que c’est en pratiquant que vous prendrez confiance : commencez par vous pratiquer avec des collègues avec qui vous êtes à l’aise, puis élargissez votre cercle d’influence au fur et à mesure.

Alors, prêt·e à vous lancer ?