Nuestras reglas de oro para liderar un workshop de Design Thinking

Pero el trabajo no termina una vez que tengas preparado el workshop y las herramientas necesarias. ¡Todo lo contrario! ¿Por qué? Porque la calidad de lo que entregues durante el workshop es un factor fundamental para el éxito de tu Proyecto y la satisfacción de tus clientes.

Hay muchas tácticas para facilitar un workshop, todas ellas bien documentadas en los multiples libros que se han escrito sobre el tema (saludos para TISDD).

Entonces, para no parafrasear lo que ya fue escrito, me senté con mi compañero de workshops y armamos una lista con nuestros tips fundamentales. Nos basamos en nuestra experiencia reciente: workshops de una semana entera para repensar la experiencia del cliente, involucrando hasta a 30 participantes.

Y llegamos a la siguiente conclusión: Ser un buen facilitador de workshops es como estar hecho de bambú. ¿Qué cosa? Bueno, si, hay que ser:

• sólido,
• flexible, 
• y tener la habilidad de multiplicar.

Ok... Pero entonces ¿cómo puedo ser todas esas cosas juntas? Es lo que te podrías preguntar… Bueno, acá están nuestros tips cuidadosamente seleccionados.

Se sólido!

• No importa si se trata de un cliente interno o externo, es esencial conocer el contexto de negocio del Proyecto en cuestión. Tu perspectiva como outsider será una de tus fortalezas, pero entender qué es lo que está en juego, los objetivos de negocio y las necesidades de tus clientes te convertirán en un facilitador bueno y relevante.
• Por ejemplo, en uno de nuestros recientes proyectos para un retailer francés de indumentaria, tuvimos muchísima documentación que leer para entender el contexto y la historia del proyecto antes de comenzar a armar los talleres. De esa forma, sintetizamos toda la información importante en un “Muro de investigación” que armamos en Miro, con forma de análisis FODA, así como también un exhaustivo checklist del proyecto. Luego disponibilizamos estos documentos para los participantes, para que todos tuviesen el mismo nivel de conocimientos al comienzo de la semana.
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• Tómate el tiempo para estar bien preparado. Nuestra regla elementar es "3:1": en promedio, pasa 3 horas de preparación por cada hora de workshop. Obviamente, este ratio puede adaptarse de acuerdo con la complejidad y cuán familiarizado estés con el tema.
• Durante el workshop, debes estar presente, pero no demasiado: Tus participantes deben sentir que estás disponible si lo necesitan, constántemente atento a lo que sucede, pero déjalos trabajar sin interrupciones… excepto cuando el tiempo asignado para las actividades se termine, pero es un tema que retomaremos más adelante.
• Si estás a cargo de entregar una minuta del trabajo realizado, es necesario hacerla justo después del workshop, con la información fresca. Si el workshop dura varios días, toma el tiempo necesario al final de cada uno de ellos para escribir las ideas a grandes rasgos. Incluso puede servir recapitular esas ideas al comenzar el próximo día, para que los participantes puedan arrancar con el pie derecho. No te olvides de tomar fotos del material producido a medida que avanzas, y si el workshop contiene pitches, asegúrate de grabarlos para tenerlos presentes luego si los necesitas.

Se flexible!

“Sólido” no es lo mismo que “rígido”:

• No te enamores de tu agenda! Es muy probable que evolucione a medida que el workshop Avanza, especialmente si lleva varios días. Planea un cronograma que funcione aún si hay que dedicar menos tiempo a una o varias actividades (o incluso cortar algunas en su totalidad).
• Si el tiempo lo permite, dedica 15-20 minutos al comienzo de cada día para romper el hielo o generar un momento energizante. Si lográs generar el espacio para hacerlas, serán momentos increíbles de team building entre los participantes. Pero si el tiempo tea premia, sacrificar algunas de estas instancias no debería afectar la calidad del trabajo final.
• Una de nuestras actividades favoritas para romper el hielo nos la enseñaron nuestros colegas de Valtech en Estocolmo: en equipos de 2, cada participante debe dibujar a su compañero en solo un minuto sin mirar la hoja ni levantar la lapicera. ¡Las “obras de arte” pueden ser exhibidas en la sala, para ser disfrutadas por todos!
• Definitivamente hay que planificar las contigencias dentro de la agenda. Estira la duración de algunas actividades para absorber posibles retrasos, ¡porque habrá retrasos!
• Tu agenda es una cosa, pero detrás de la agenda hay un ser humano —tú— y deberás mostrar inteligencia emocional para saber, por ejemplo, reorganizar equipos para balancear mejor los diferentes tipos de personalidad, o incluso identificar un participante silencioso para poder darle lugar. Presta atención a las dinámicas grupales y reorganiza si es necesario.

Multiplica!

Un buen coordinador de workshops debe saber cómo hacer correr la voz dentro de la compañía respecto de los beneficios del Design Thinking en cuanto a colaboración y en una cultura centrada en el cliente.

¿Cómo?

• Cuando preparas tu workshop, insiste en que la lista de participantes incluya representantes de todos los equipos afectados por el problema a resolver. Esto permite que el proyecto obtenga mayor apoyo interno, porque todos los stakeholders estarán involucrados desde el comienzo.
• Aunque es posible liderar un workshop en solitario, recomendamos que sean al menos dos personas (o incluso más, dependiendo del tamaño del grupo y la duración del taller). De esa forma pueden turnarse para liderar las diferentes actividades y tambi'en designar roles secundarios como tomar notas, chequeos técnicos, sacar fotos del material producido, etc.
• No dudes en delegar ciertas tareas en los participantes. Por ejemplo, respetar la duración de las actividades es esencial. Para no tener que siempre ser el policía que controla el tiempo e interrumpe a cada rato, designa a una persona responsable de controlarlo en cada uno de los equipos. Verás que así los participantes controlan mejor el tiempo disponible y se frustran menos cuando llega a su fin. Si tus actividades lo demandan, también puedes designar a alguien responsable de formailizar el trabajo realizado en una computadora. Un gran ahorro de tiempo cuando se trata de formalizar el trabajo.
• Por último, si el tiempo lo permite, usa los últimos minutos del workshop para recapitular lo que han logrado durante el tiempo que pasaron trabajando, e informar cuáles serán los próximos pasos en el proyecto. Esto permitirá que vean los beneficios de este método, y puede abrir la posibilidad de usarlo en otras oportunidades.

Para concluir, quiero darte un último tipo, como bonus. Como tan bien dijo Mary Poppins, “En cada trabajo, hay algo que lo puede hacer divertido. Encuentras qué es y listo! El trabajo se convierte en juego!”

Tenía razón, por supuesto. Divirtámonos en nuestros workshops y el trabajo se convertirá en un juego. Y es precisamente cuando nos divertimos y estamos cómodos que la creatividad y las mejores ideas florecen. Hay muchas formas de crear una atmósfera divertida: elegir acitividades dinámicas para romper el hielo, crear momentos de competencia amistosa entre los equipos (con premios para el ganador), pon música durante los breaks, o incluso, en el caso de un workshop que dure varios días, planea una actividad con formato de break para fortalecer los lazos dentro del equipo.

Ten en cuenta que la experiencia que los clientes tendrán durante el workshop es por lo que te recordarán. Asegúrate de crear una experiencia significativa para ellos, y aumentarás tus chacnes de que el workshop sea exitoso y de que de ello dervien nuevas oportunidades.